Langkah terpenting dalam manajemen risiko adalah identifikasi risiko, karena hanya risiko yang teridentifikasi yang dapat dianalisis dan ditangani. Komunikasi yang berkelanjutan adalah elemen sentral dari proses manajemen risiko dan terus digunakan. Itulah mengapa komunikasi bukanlah sebuah panggung di dalam lingkaran, melainkan di tengah. Jika risiko dikomunikasikan dan diingat, maka risiko tersebut secara otomatis akan berkurang.
Banyak metode dapat digunakan untuk mengidentifikasi risiko, beberapa sederhana dan beberapa lebih kompleks. Sayangnya, biasanya hanya satu metode yang digunakan untuk mengidentifikasi risiko: daftar periksa. Keuntungan dari daftar periksa adalah bahwa mereka tidak mengganggu pekerjaan, tetapi ada hasil yang lebih kecil dari risiko yang relevan. Penting untuk menerapkan metode dan sumber informasi yang berbeda untuk menemukan sebanyak mungkin risiko yang relevan. Setiap metode memberikan sudut pandang yang berbeda tentang suatu subjek. Metode yang mungkin untuk mengidentifikasi risiko berkisar dari metode formalistik hingga metode intuitif.
Metode identifikasi risiko yang terbukti adalah:
- Analisis dokumen dan diagram sejarah
- Evaluasi daftar risiko dan pembelajaran dari proyek serupa
- Brainstorming dengan tim proyek dan para ahli
- Wawancara dengan para profesional dan manajer proyek lainnya
- Daftar periksa risiko dengan kategori risiko dan risiko
Apa itu Brainstroming?
Brainstorming atau disebut juga curah pendapat adalah metode kreativitas untuk mengembangkan ide-ide dalam kelompok. Karakteristik esensialnya adalah kumpulan sebanyak mungkin ucapan spontan dalam menanggapi pertanyaan atau masalah tertentu. Keuntungan dari brainstorming dalam kelompok adalah saling stimulasi dari semua peserta; kerugiannya adalah kelompok akan terlalu cepat fokus pada area tertentu. Setelah mengumpulkan ide melalui brainstorming, Anda harus memilah risiko ke dalam langkah-langkah selanjutnya dan mengevaluasinya secara kasar.
Menggunakan Brainstroming Dalam Mengindetifikasi Risiko
Prosedur berikut mungkin menawarkan Anda beberapa tips lagi. Sebagai manajer proyek atau moderator, Anda harus mempersiapkan diri dengan baik agar dapat bekerja lebih efisien.
- Putuskan siapa yang harus berada di sesi brainstorming. Mungkin masuk akal untuk memiliki beberapa sesi dengan orang yang berbeda, misalnya dengan tim proyek, pemangku kepentingan, pengguna akhir atau pengembang.
- Temukan dua juru tulis, karena sulit bagi satu orang untuk menuliskan semuanya dengan cepat. Orang kedua dapat memastikan bahwa semua ide dicatat dengan lengkap dan benar.
- Instruksikan juru tulis untuk menulis sebagian besar pada flipchart, atau lebih baik lagi pada kartu papan pin-up, dan pastikan teksnya cukup besar.
- Beritahu peserta, “Tujuan sesi ini adalah untuk memikirkan banyak risiko dalam waktu singkat. Jangan mengevaluasi ide-ide Anda, biarkan pikiran Anda bebas. Risikonya juga bisa utopis. Jangan menilai saran orang lain.”
- Mintalah risiko untuk keseluruhan proyek.
- Tanyakan risiko untuk topik atau fase proyek tertentu.
- Kelompokkan risiko menurut kategori yang sama, baik di sesi atau sesudahnya.
- Perhatikan siapa yang menyarankan risiko. Jika ada yang kurang jelas, tanyakan. Risiko harus dijelaskan secara spesifik dan harus mudah dipahami oleh semua orang.
- Jelaskan risiko dalam sebab – risiko – akibat
Jika brainstorming tidak memberikan risiko lagi setelah jangka waktu tertentu, ajukan pertanyaan berikut dan bayangkan beberapa risiko lain yang mungkin mengancam proyek Anda.
- Apa yang mungkin menyebabkan…
- Proyek Anda bertahan lebih lama?
- Proyek Anda membutuhkan biaya lebih?
- Produk Anda tidak bekerja seperti yang diharapkan?
- Proyek Anda akan dibatalkan lebih awal?
- Proyek Anda tidak menghasilkan jumlah uang yang diharapkan?
- Proyek Anda secara negatif mempengaruhi kepuasan pelanggan?
- Proyek Anda merusak citra bisnis?
Keunggulan dan Kekurangan Teknik Brainstrom
Setiap metode pasti memiliki kelebihan dan kekurangan. Brainstorming memiliki banyak keuntungan. Tetapi Anda juga harus menyadari kerugian dari brainstorming dan mengingatnya.
Kelebihan Brainstroming
- Banyak peserta sudah mengetahui aturan brainstorming.
- Banyak risiko dapat dikenali dengan cepat.
- Satu ide menginspirasi ide berikutnya.
- Peserta tidak perlu takut bahwa ide-ide mereka akan dievaluasi selama sesi.
Kekurangan Brainstroming
- Tidak semua orang secara aktif mengambil bagian dalam brainstorming. Beberapa peserta lebih pendiam dan tidak suka berbicara secara spontan dalam kelompok.
- Peserta lain berbicara terlalu banyak.
- Beberapa peserta perlu lebih lama memahami tema dan tidak bisa langsung memberikan ide.
- Tidak mungkin untuk menutupi semua risiko dengan brainstorming.
- Hasil brainstorming sebagian besar merupakan pemikiran kelompok dan belum tentu pemikiran atau ide individu.
0 komentar:
Post a Comment